word jou mail wel gelezen

5 Manieren om te Zorgen dat Jouw E-mails Wél Gelezen worden

Je herkent het vast. Je mailbox loopt razendsnel vol en je neemt niet de tijd om alle mails te lezen. Je hebt wel iets beters te doen.

Even scannen en wegklikken.

Binnen een paar seconden verwijder ik dagelijks op deze manier allerlei ongelezen e-mails. En daarin ben ik niet de enige.

Grote kans dat het ook zo gaat met mails uit jouw organisatie. 

We zijn een beetje e-mail moe geworden. En dat is jammer, want jij hebt natuurlijk wel iets te melden dat van belang is voor je lezer. En dan heb jij er niets aan als hij ongelezen verwijdert wordt.

Hoe zorg je dat jouw e-mails wél gelezen worden?

In dit artikel laat ik je zien wat je kunt doen om te zorgen dat jouw mails wel gelezen worden. Of het nu gaat om een algemene e-mail of om een nieuwsbrief, er zijn dingen die je makkelijk kunt verbeteren om te voorkomen dat jouw mail ongelezen in de prullenbak belandt.

Ik laat je in dit artikel zien:

  • Hoe je een sterke onderwerpregel kunt bedenken
  • Hoe je de mail leesbaar én aantrekkelijker maakt
  • Hoe je waarde toevoegt en lezers blij kunt maken
  • Hoe je zorgt dat de lezer ook actie onderneemt
  • Hoe (en wanneer) je een bijlage meestuurt

Een krachtige titel of onderwerpregel

een pakkende titel of onderwerpregel

De onderwerpregel is de titel van de e-mail en is het eerste dat mensen zien als ze in hun postvak kijken. Wat hier staat, bepaalt of jouw mail de aandacht krijgt die hij verdient.

Dus pas de onderwerpregel aan zodat hij aanspreekt of prikkelt en daardoor uitnodigt om de mail te bekijken.

Geef je mail een prikkelende titel

  • Stel een vraag
  • Open met een prikkelende zin
  • Bied de oplossing voor een probleem
  • Gebruik getallen
  • Begin de onderwerpregel met een smiley
  • Vergeet de eerste tekstregel niet

Stel een vraag

Mensen zijn dol op vragen. Vragen prikkelen ons omdat we antwoorden willen. Je kunt vragen stellen waarin de lezer zich kan herkennen of vragen waarop de lezer een antwoord zou willen. Soorten vragen zijn: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe.

Open met een prikkelende zin

Sommige zinnen prikkelen meer dan anderen. Wat dacht je van de zin: “Dit mag je niet missen!”? Maak je lezer nieuwsgierig. Verleid hem of haar om de mail te openen en verder te lezen. Dan is de eerste stap gezet.

Bied de oplossing voor een probleem

Kijk eens naar je belangrijkste boodschap. Welk probleem los je hiermee op? Dat hoeven geen grote problemen te zijn, maar er is een goede kans dat jouw mail ergens een oplossing voor biedt. “Informatieavond: Snel van je verkoudheid af”.

Gebruik getallen

Wat is het met getallen? Zelf denk ik dat getallen een afgebakend gevoel geven. “5 Tips om relaxed op vakantie te gaan.” “In 3 stappen je verzekering geregeld.” Getallen maken het overzichtelijk en voorspelbaar. Je weet wat je gaat krijgen en daar houden we van.

Begin met een smiley of andere emoticon

Een smiley of andere emoticon vallen meer op dan standaardtekst. Dus in de lijst met e-mails springt een emoticon eruit. Bij e-mailprogramma’s zoals Mailchimp heb je al keuze uit een diverse emoticons. Bij je standaard e-mailprogramma niet, maar een gewone smiley 🙂 kan altijd. Of Begin met ***. Ook dat valt op.

Vergeet de eerste tekstregel niet

Behalve de onderwerpregel, zien mensen vaak ook het eerste stukje van de inhoud van de mail. Kijk maar eens in je eigen postvak. Zorg dat ook deze tekst boeiend is en prikkelt om de mail te openen.

De onderwerpregel van een e-mail is kort. Als mensen hun mail op de computer lezen staan ongeveer de eerste 50 tekens (inclusief spaties) zichtbaar. Op mobiel zijn dat er misschien maar 30. Dat wisselt wel per apparaat, maar hou hier rekening mee. Zet het belangrijkste aan het begin. Gebruik emoticons in je onderwerpregel. Deze trekken aandacht!

Een lekker leesbare tekst

leesbare tekst

Door die geweldige onderwerpregel weet je nu vrijwel zeker dat jouw mail aandacht trekt en geopend wordt. Maar dan? Als de inhoud verder een nietszeggende lap tekst is, haken lezers alsnog af. Zeker als ze haast hebben. En wie heeft er nou geen haast tegenwoordig?

Maak de tekst makkelijker leesbaar

  • Zet belangrijkste informatie vooraan
  • Voeg witruimte toe
  • Gebruik opsommingen
  • Maak belangrijke tekst vetgedrukt
  • Gebruik tussenkopjes als je een lange mail verstuurt

Zet het belangrijkste vooraan

Zet belangrijkste aan het begin van de mail. Begin met de kern en geef later meer details. Je wilt de lezer niet dwingen om de hele mail door te ploeteren op zoek naar relevante informatie. Je kunt beginnen met de kern en aangeven dat verderop aanvullende informatie staat. Kondig in ieder geval aan waar de mail over gaat.

Zorg voor voldoende witruimte

Witruimte zorgt ervoor dat tekst op een beeldscherm prettiger is om te lezen. Vooral omdat mensen geleerd hebben om tekst te scannen. Hele lappen tekst worden meteen overgeslagen en dat is jammer als je daar net je belangrijkste boodschap vertelt. Zorg daarom dat je na elke twee drie zinnen een witregel opneemt.

Gebruik kopjes

Gebruik kopjes als je een langere tekst hebt. Kopjes trekken aandacht. Verdeel de tekst in alinea’s en vertel in de kopjes wat ze kunnen verwachten als ze verder lezen. Ook deze kopjes moeten uitnodigen om door te lezen.

Benadruk belangrijke tekst

Benadruk belangrijke tekst. Dat kun je doen door enkele woorden vetgedrukt te maken. Dan springen die woorden er meteen meer uit. Mensen scannen een tekst en als alle tekst hetzelfde is, kost het meer moeit om hem te lezen. En je wilt het de lezer zo makkelijk mogelijk maken toch?

Plaats afbeeldingen

Plaats afbeeldingen in je e-mail. Mensen worden meer aangetrokken door plaatjes en een goede afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Zorg wel dat de afbeeldingen niet te groot zijn. In een ‘gewone’ e-mail kun je een maximale breedte van 600 pixels gebruiken, maar liever nog iets kleiner. De afbeelding heeft in dit geval als doel om aandacht te trekken. Hij mag niet overheersen want dan wordt de e-mail minder goed leesbaar.

Voeg waarde toe

voeg waarde toe

Zorg dat de mail daadwerkelijk van waarde is. Dat lijkt een open deur, maar hoeveel mailtjes krijg jij die echt van waarde zijn? Waar je echt blij van wordt? Niet veel, hè?

Met het versturen van een mail vraag je mensen hun kostbare tijd te besteden aan het lezen van jouw boodschap. Zorg dat je iets zinnigs te melden hebt. Geef je lezer iets van waarde. Maak dat ze blij zijn dat ze jouw mail gezien hebben.

Ook al is je hoofdboodschap iets dat niet zo spannend is, je kunt altijd waarde toevoegen.

Zorg voor extra waarde

  • Benadruk dat de mail belangrijk is
  • Geef een extra tip of interessante aanvullende informatie
  • Deel een link naar interessante website of een goed boek
  • Deel een video of foto’s

Benadruk dat de mail belangrijk is

Grote kans dat jouw hoofdboodschap van belangrijk is voor de lezer. Maar ziet de lezer dat ook? Soms snapt de lezer niet dat jouw boodschap waardevol is voor hem of haar. Ik zal een voorbeeld geven. Stel dat jij een activiteit organiseert. Maak dan in de mail duidelijk waarom deze activiteit belangrijk is. Welk probleem lost de activiteit op. Wat voor waarde heeft de activiteit voor jouw lezer. Waarom zou de lezer moeten kiezen voor jouw activiteit in plaats van al die andere activiteiten die aangeboden worden?

Geef een tip of interessante informatie

Als professional heb jij toegang tot informatie die niet voor iedereen vanzelfsprekend te vinden is. Maar ook vanuit je vakkennis kun je waardevolle informatie delen. Dat kan in de vorm van een tip, een verwijzing naar een expert of een interessant achtergrondartikel. Het mooiste is het als de tip of informatie past bij de hoofdboodschap.

Deel een link naar een website of een boek

Waarschijnlijk ken jij websites die interessant kunnen zijn voor diegene die je wilt bereiken. Je kunt iets over de website zeggen en aangeven waarom jij denkt dat de informatie waardevol kan zijn. Je hebt misschien ook boeken gelezen die te maken hebben met het onderwerp. Wees creatief en bedenk op welke manier jouw lezer extra geholpen kan zijn door de link die jij deelt.

Deel een video of foto

Wat van waarde is, zal voor iedereen anders zijn. Na een activiteit of bijeenkomst kan een mapje met foto’s van de activiteit heel waardevol zijn. Maar ook een PowerPointpresentatie met inhoud van een bijeenkomst of (een link naar) een informatieve video.

Wat nou als de hoofdboodschap helemaal niet zo spannend is, maar je toch wilt dat hij gelezen wordt? Begin met wat voor jou belangrijk is om te delen, maar prikkel mensen om door te lezen door aan te geven dat je verderop waarde toevoegt.

Tijd voor actie

vraag om actie

Je stuurt een mail met een bedoeling. Omdat je iets van je lezer wilt. Je wilt dat lezers iets doen: zich aanmelden voor een activiteit, op je website kijken of contact opnemen.

Door het toevoegen van een actie, help je de lezer om een besluit te nemen. Lezers willen graag aan de hand genomen worden.

Laat lezers weten dat ze iets moeten doen

  • Plaats een knop met een prikkelende tekst
  • Plaats een link naar een e-mailadres
  • Plaats een link naar een website
  • Gebruik tekst om een opdracht te geven

Plaats een knop met een prikkelende tekst

Als het belangrijk is dat de lezer actie onderneemt, dan is een eenvoudige mededeling of linkje niet voldoende. Je kunt dan beter een soort knop maken. Dat kan door een afbeelding van een knop toe te voegen en daar een link van te maken. Je kunt ook de actietekst met een opvallende kleur arceren. Welke mogelijkheden je hiervoor hebt, hangt af van je e-mailprogramma.

Gebruik korte zinnetjes in de vorm van een opdracht of bevel: Meld je aan! Of Kijk snel verder! Hoe creatiever hoe beter. Dit soort korte teksten worden microcopy genoemd. Het zijn korte stukjes tekst die de lezer kunnen overtuigen om wel of niet voor de actie te kiezen. Denk ook aan een extra zinnetje onder de knop als: “Al 15 mensen gingen je voor.”

Plaats een link naar een e-mailadres

In vrijwel elke e-mail staan een of meer e-mailadressen. Zorg er daarom voor dat het e-mailadres dat de lezer aan moet klikken opvalt. Maak hem vetgedrukt en zorg voor voldoende witruimte eromheen. Zet dit e-mailadres niet midden in een lopende zin, maar liever aan het eind. Hou rekening met de verwachtingen van de lezer. Een e-mailadres op een afwijkende plek kan zomaar over het hoofd gezien worden.

Plaats een link naar een website

Je kunt ook een actie vragen door het toevoegen van waarde, zet bijvoorbeeld een link naar een interessante pagina of vacature op je website. Denk ook aan een link naar een aanmeldpagina of aanmelding voor je nieuwsbrief.

Gebruik tekst om een opdracht te geven

Een oproep tot actie kan ook met gewone tekst gedaan worden. Zelfs een tekst als: bewaar deze e-mail goed of “U kunt deze e-mail na het lezen verwijderen.” geven aan welke actie vereist wordt.

Het spreekt bijna vanzelf dat er een duidelijke handtekening onder je e-mail staat. Gebruik deze handtekening om naast de contactgegevens te verwijzen naar je Facebookpagina, een evenement dat je organiseert, een interessant artikel of een (vrijwilligers)vacature.

Beperk de bijlagen

regels voor een bijlage

Vaak wordt bij een e-mail ook een of meer bijlagen meegestuurd. Daar is op zich niets mis mee. Het openen van een bijlage vraagt wel een extra handeling en kost tijd om te openen en te lezen. We weten dat tijd kostbaar is, dus wees kritisch als het gaat om het meesturen van een bijlage.

Je stuurt een bijlage mee als het handig is om informatie uit te printen of bewaard moet worden (uitnodigingen, overeenkomsten) of als een bestand niet als tekst in het e-mailbericht kan (foto’s, PDF-bestand).

Hoe hoort het met een bijlage?

  • Zorg dat belangrijke inhoud ook in de mail te lezen is
  • Zorg dat de bijlage netjes opgemaakt is
  • Geef de bijlage een duidelijke naam die begrijpelijk is voor de lezer
  • Maak een PDF van een bestand zodat de lezer niets kan wijzigen
  • Zorg dat het bestand niet te zwaar is

Zorg dat belangrijke inhoud in de mail te lezen is

Of vermeld in de mail duidelijk wat er te lezen is in de bijlage. Misschien is het een open deur. Maar hoe vaak krijg je niet een bijlage in de mail met een vage naam en waarbij het onduidelijk is wat er precies in staat. Omdat het openen van een bijlage een extra stap vraagt, is het zinvol om in de mail zelf te vertellen welke bijlage er meegestuurd is en wat er in staat.

Zorg dat de bijlage netjes opgemaakt is

Een klein irritatiepuntje van mijzelf is dat ik een hekel heb aan bijlagen die niet netjes opgemaakt zijn. Zeker als je als organisatie een huisstijl hebt (en dat heb je) wil ik aanraden om die ook in gewone documenten te gebruiken. In Word is het eenvoudig om het logo klein in de rechterbovenhoek te plaatsen en de kopjes van de tekst in de juiste kleur te doen. En gebruik in ieder geval het juiste (of een sterk lijkend) lettertype.

Ook in Excel is het mogelijk om de huisstijl door te voeren. Dus maak hier gebruik van. Voor de ontvanger is het fijn als alle documenten herkenbaar zijn.

Geef de bijlage een duidelijke naam

Zorg dat je bijlage een naam heeft die aangeeft wat de inhoud is. En daarbij is het vooral belangrijk dat de ontvanger het begrijpt. Vermeld ook de datum in de bestandsnaam als dat belangrijk is. En ook als het een concept is. Data schrijf ik altijd van achter naar voren 2017-06-04 en vóór de rest van de bestandsnaam. Daarmee komen alle bestanden in de juiste volgorde in mijn mapjes staat. Maar dat is een ander onderwerp. ????

Maak een PDF van je bestand

Regelmatig ontvang ik bijlagen die ik gewoon kan bewerken in Word, ook als dat niet de bedoeling is. Je bent het vast met me eens als ik vind dat het een beetje knullig staat als ik het bedrag op een ontvangen factuur zelf kan aanpassen. Een PDF-bestand kun je niet aanpassen, tenzij je er en formulier van gemaakt hebt. Je kunt een PDF maken van elk bestand in Word, Excel en Powerpoint. Ga naar bestand en kies voor ‘Opslaan als’ en kies daarna bij bestandstype voor PDF.

Zorg dat het bestand niet te zwaar is (foto’s)

Vooral foto’s hebben tegenwoordig zo’n hoge resolutie dat ze veel ruimte innemen. Een foto van 3MB is heel normaal. Zelfs als hij gemaakt is met een mobiele telefoon. De hoge resolutie is belangrijk als je afbeeldingen af wilt drukken. In dat geval mag je vooral niets doen met de oorspronkelijke afbeelding.

Maar in andere gevallen is het handiger als afbeeldingen wat kleiner zijn. Met kleiner bedoel ik in dit geval dat ze minder MB’s hebben. Digitaal gewicht tel je in bytes, kilobytes (KB), megabytes (MB), gigabytes (GB) en terabytes (TB). Een handig programma om afbeeldingen te verkleinen is het gratis programma TinyPNG. Je kunt foto’s uploaden en laten verkleinen. Daarna kun je ze weer downloaden. Ze zijn nu een stuk lichter.

Als je toch veel afbeeldingen van hoge kwaliteit (en dus veel MB’s) wilt versturen, gebruik dan WeTransfer. Hiermee kun je tot 2GB gratis versturen. Ze kunt ze versturen per mail of via een link. Ik gebruik vaak de laatste variant want dan kan ik in de mail zelf uitleggen hoe het werk. De ontvangen kan de afbeeldingen via de link downloaden, het mapje uitpakken en de afbeeldingen op de juiste plek opslaan. Let op: De downloadlink is één week geldig.

Conclusie: Vanaf nu worden al jouw mails gelezen ????

blije lezers

Had jij gedacht dat er zoveel mogelijkheden waren om betere e-mails te versturen? En dan heb ik het nog niet eens over een echte nieuwsbrief gehad. Die bewaren we voor een andere keer.

Voor nu aan jou de opdracht om bij het maken van je volgende mails deze punten na te lopen. Gegarandeerd wordt jouw mail vaker gelezen en zullen meer lezers daadwerkelijk actie ondernemen. Het zal best even wennen zijn in het begin. Maar als je het een paar keer gedaan hebt, zal je niet anders meer willen.

En nu tijd voor actie!

Laat me weten of jouw nieuwe manier van e-mails versturen het gewenste effect heeft. Deel je successen in de Facebookgroep PR in Zorg en Welzijn.

 

6 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *