AVG – 6 Vragen uit de praktijk

By |2018-07-18T19:20:47+00:0011 mei 2018|Veiligheid en privacy|0 Comments

De AVG gaat voor een groot deel over dingen die je moet doen zoals vastleggen, instellen en beveiligen. Maar je moet ook nadenken over hoe je sommige dingen doet. Daarom behandel ik in dit artikel een aantal vragen uit de praktijk.

De NOV (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk) heeft een nieuw netwerk waar je als vrijwilligersorganisatie bij kan aansluiten. In dit netwerk worden veel vragen gesteld over de AVG. Heb je je nog niet aangemeld bij het netwerk? Vooral doen! Er wordt veel kennis gedeeld over verschillende onderwerpen. Meteen naar het netwerk

En dan nu door naar de vragen.

Vraag 1: Moeten leden als ze 16 jaar worden opnieuw toestemming geven?

Onze vereniging heeft ook kinderen die lid zijn. Moet we aan een kind dat 16 wordt opnieuw toestemming vragen voor het gebruik van hun gegevens of blijft de toestemming van de ouders gelden?

Bij een lidmaatschap maak je gebruik van de grondslag ‘Uitvoering overeenkomst’ omdat je voor het invoeren en beheren van leden nou eenmaal informatie nodig hebt (niet meer dan noodzakelijk). Op het moment dat iemand 16 jaar wordt en de persoon blijft lid, dan blijft ook deze grondslag gelden. Toestemming is hierin dus niet het uitgangspunt.

Vraag 2: Zijn formulieren in Google Drive AVG-proof?

Wij maken in Google Drive gratis formulieren aan. Mensen vullen hier hun naam en e-mailadres in. Is Google Drive een ‘derde partij’ en moeten we dan een verwerkingsovereenkomst opstellen?

Google Drive is zeker een derde partij, maar belangrijker is dat Google Drive een gratis dienst voor persoonlijk gebruik is. Door met deze gratis dienst te werken mag Google in ruil de gegevens gebruiken voor eigen doeleinden. En dat mag niet meer volgens de AVG. Beter is het om een professionele dienst te gebruiken zoals Google G Suite. Google biedt haar zakelijke opslag G Suite via Techsoup gratis aan voor non-profits. Lees meer over wat Google doet voor non-profits.

Vraag 3: Valt informatie over een woongroep ook onder persoonsgegevens?

Onze organisatie verwerkt gegevens van woongroepen van mensen met een verstandelijke beperking. Dus niet over de cliënten zelf, maar wel de naam van de woonlocatie en een omschrijving van het type cliënten dat op de locatie woont. Verwerken we dan persoonsgegevens van de bewoners?

Als het alleen gaat om de naam van de woongroep, adres van de woongroep en type cliënt zijn het geen persoonsgegevens. De gegevens zijn namelijk niet herleidbaar tot één persoon, maar tot een groep van personen.

Vraag 4: Vallen bewakingscamera’s op een sportterrein ook onder AVG?

Onze sportvereniging heeft bewakingscamera’s hangen, valt dat ook onder de AVG?

Bewakingscamera’s vallen zeker onder de AVG. Je mag ze gebruiken maar onder strenge voorwaarden. Het valt onder de grondslag ‘Gerechtvaardigd belang’, bijvoorbeeld ter voorkoming van diefstal. Het moet daarbij noodzakelijk zijn dat je het doel (voorkoming diefstal/vandalisme) niet op een andere manier kunt bereiken. Ook ben je verplicht om bezoekers voordat ze het terrein op komen, te laten weten dat er camera’s zijn (bij de toegangspoort).

Vraag 5: Hoe zit het met foto’s die gemaakt worden tijdens een wedstrijd?

Er worden veel foto’s gemaakt van wedstrijden, mag dat nog wel?

Een sportclub wordt gezien als openbare ruimte, je mag daar fotograferen. Wel kunnen mensen (spelers, tegenstanders en publiek) bezwaar hebben tegen publicatie, daar moet je naar luisteren. Als iemand bezwaar heeft tegen een foto op je website, dan ben je verplicht om deze te verwijderen.

Vraag 6: Waar moet ik op letten als ik samenwerk met bedrijven buiten de EU?

Onze organisatie deelt ook gegevens met bedrijven buiten de Europese Unie. Hoe gaat dat met betrekking tot de AVG?

Bij samenwerking met een organisatie buiten de EU moet je erop letten dat de partij zich verbindt aan de Europese wetgeving. De partij moet gecertificeerd zijn met het EU-VS Privacyshield. In je privacyverklaring vermelden als je gegevens deelt met deze partijen en ook met hen een verwerkersovereenkomst afsluiten. Op de website Privacy Shield Framework kun je zoeken welke privacy shields een organisatie heeft. Vul de naam in het zoekvenster en je krijgt een overzicht.

Welke vragen heb jij nog over de AVG?

Als jij nog vragen hebt, kun je ze in een reactie hieronder stellen. Ik verzamel ze en behandel ze in een volgend artikel.

 

De foto bij dit artikel is van Matthew Henry op Unsplash

About the Author:

Gedoe hè, vrijwilligers werven in de online wereld. Je probeert van alles en het lukt maar niet. Probeer het eens op een andere manier. Met een plan :-)

Leave A Comment