Mijn man heeft een bloemenkwekerij. Het is nu februari en in deze tijd van het jaar zit hij in de tulpen. Die worden verkocht op de bloemenveiling. De bollen van deze tulpen heeft hij in oktober geplant. Hij heeft ze verzorgd en geduldig de tijd gegeven om van binnen te groeien. Daar zag je niets van, want alles gebeurde onder de grond.

En toen ineens, eind december zag je kleine groene puntjes uit de grond komen. Stukje bij beetje werden ze groter en zag je die kleine puntjes uitgroeien tot tulpen. En toen, eind januari, kon mijn man de eerste tulpen oogsten.

Wat geldt voor tulpen, geldt ook voor vrijwilligers. Ook bij vrijwilligers moet je zaaien, verzorgen en geduld hebben voordat je kunt oogsten. In dit artikel lees je hoe je er nu voor kunt zorgen dat je straks in de zomervakantie voldoende vrijwilligers hebt.

Zaaien voor de zomervakantie

Over vijf maanden begint de zomervakantie. Bij veel organisaties een lastige tijd, want ook vrijwilligers gaan op vakantie. Dan heb je minder mensen terwijl de klussen niet minder worden. Denk aan maatjesvragen of bij een dierenasiel. Ook in de zomer zijn ouderen eenzaam en hebben  de dieren in het asiel verzorging nodig.

Vrijwilligers werven is vergelijkbaar met bloemen kweken. Je stopt letterlijk een zaadje in de grond of je plant figuurlijk een zaadje bij iemand in zijn hoofd. Vervolgens ga je dat koesteren en verzorgen.

Dan zal je merken dat het plantje begint te groeien en dat de vrijwilliger langzaam maar zeker bekend raakt met jouw organisatie, jullie sympathiek begint te vinden en zich uiteindelijk betrokken gaat voelen bij jouw organisatie.

Frank Hoes illustreert dat in zijn artikel op de NOV website over het werven van nieuwe bestuursleden Hij spreekt daarin over de Know-Like-Trust factor. Dit is een bekende term uit de marketing waarbij het gaat om het principe dat de mensen pas iets bij je investeren (in dit geval tijd en inzet) nadat ze drie fases doorlopen hebben.

  1. Know – Een potentiële vrijwilliger raakt bekend met jou en jouw organisatie.
  2. Like – Deze persoon gaat jouw organisatie sympathiek gaan vinden.
  3. Trust – De laatste fase is die van vertrouwen. Nu kiest de vrijwilliger bewust voor jou.

Iedere potentiële vrijwilliger doorloopt deze stappen en in het artikel van Frank laat hij mooi zien hoe je dat kan gebruiken om mensen warm te maken voor vrijwilligerswerk door klein te beginnen en toe te werken naar de uiteindelijke betrokkenheid.

Campagne voeren op social media

Terug naar de zomer en het vrijwilligerstekort dat je ziet aankomen. Als je nu al weet dat het een probleem gaat vormen, dan is dit het moment om een plan te bedenken. Je moet nu gaan zaaien zodat je in de zomer kan oogsten.

De meeste mensen hebben in februari hun vakantie al doorgegeven bij hun werkgever. Ze zijn aan het bedenken waar ze naartoe zullen gaan. De vakantievoorpret is begonnen. Door daarop in te haken kun je beginnen met berichtjes plaatsen op social media. Op deze manier plant je zaadjes.

Dit bouw je op in een campagne om vakantievrijwilligers te werven. In aanloop naar de zomer ga je steeds gerichter en nadrukkelijker benoemen dat vrijwilligers heel erg welkom zijn. De kunst is om één hoofdboodschap te maken. Dat is de kern van de campagne, een krachtige boodschap met een duidelijke oproep. In andere, wisselende berichtjes ga je daarnaar verwijzen.

Twee voorbeelden van hoe zo’n campagne eruit kan zien.

Campagne Ouderenorganisatie

De uitdaging: 30 mensen. Twee ochtenden

Je hebt mensen nodig om af en toe naar buiten te gaan met bewoners. De vaste medewerkers hebben daar geen tijd voor, dus zoek je daar vrijwilligers voor. Door de campagne te brengen als een uitdaging kun je er uitstraling aan geven. Vraag een buurjongen, stagiair of student van een mediacollege om een filmtrailer te maken. Dat hoeft tegenwoordig helemaal niet moeilijk te zijn.

Je kan op social media jouw campagne delen: “Wij hebben een plan bedacht. Als we 30 mensen vinden die twee ochtenden van hun zomervakantie willen vrijmaken, dan hebben we genoeg mensen om met al onze bewoners een keer naar buiten te gaan om te genieten van het zonnetje en een ijsje. Misschien iets voor jou en je vrienden? Tag een vriend of vriendin met wie jij een ochtendje zou willen helpen.”

Voel je hoe luchtig en positief dat klinkt? Het lijkt alsof je mensen de kans geeft om iets positiefs te doen. Door te vragen om een vriend of vriendin te ‘taggen’ (noemen op social media), kunnen mensen zich samen aanmelden en er meteen een leuk dagje van maken.

Het leuke van een campagne in de vorm van een uitdaging is dat je er steeds een vervolg aan kan geven en mensen op de hoogte kan houden over de vordering. Ook kan je ludieke acties bedenken om meer mensen te betrekken.

Campagne Dierenasiel

Boek een weekend bij het Asiel

Het asiel heeft in de zomer vooral tekorten in de weekenden. Daarom is de kernboodschap, boek een weekend in het asiel. Je kunt hiervoor op internet zoeken naar foto’s van dieren die ‘op vakantie zijn’. Genoeg plaatjes van honden en katten met zonnebril.

“Weet je dat je ook bij ons kunt boeken voor een weekend vrijwilligerswerk? Ben je dol op dieren, dan is dit de ultieme vakantiebestemming voor jou.”

Een asiel kan een oproepje doen voor oude peuterzwembadjes voor de dieren om in af te koelen. Zo creëer je bewustwording van wat er in de zomer gaande is. Mensen zien deze oproep en herinneren zich dat jullie vrijwilligers nodig hebben.

Met een campagne maak je mensen langzaam warm  voor vrijwilligerswerk bij jouw organisatie. Voorwaarde is wel dat je voor zover mogelijk aangepaste en korte klussen hebt.

Meer inspiratie

Een andere manier om dat zaadje dat je hebt geplant te laten groeien, is door gebruik te maken van het onbewuste gedrag van mensen. Mensen zijn sociale dieren en we kijken het liefst om ons heen om te zien wat anderen doen. Dit principe kun je gebruiken om mensen te verleiden zich in te zetten voor een zomerklus.

  1. Stel, je hebt een vrijwilliger waarvan je nu al weet dat hij of zij in de zomervakantie ook aanwezig zal zijn. Dan kun je een foto of video plaatsen waarbij diegene zelf vertelt over zijn of haar vrijwilligerswerk vorige zomer en hoe leuk en waardevol dat was. De boodschap: “Naomi heeft zich nu al weer aangemeld om ons de zomer door te helpen. Lees waarom zij dit belangrijk vindt.” Je laat hiermee zien dat er mensen zijn die in de zomervakantie vrijwilligerswerk doen. Het werkt het beste als die persoon uit het bericht een vrolijk en spontaan type is waar mensen zich mee kunnen identificeren.
  2. Je kan ook zelf een video opnemen waarin jij of iemand anders uit het team uitlegt hoe het werk van vakantievrijwilligers eruit ziet. Wat zijn de mogelijkheden en hoe is alles geregeld? Hou het kort, enthousiast en duidelijk. Een bericht als dit plaats je niet in februari maar in juni, als de zomer dichterbij komt.
  3. Of laat terugblikken zien van voorgaande zomers, van de barbecue die jullie hielden of andere evenementen. Bijschrift kan zijn: “Heerlijk, de zomer komt er weer aan. Ik heb nu al zin in de BBQ.”
  4. Vragen doen het meestal ook goed: “Waar is jouw vakantiebestemming?” waarbij je mensen laat kiezen tussen twee of meer opties. Binnen of buiten Europa, Lui of sportief, hotel of camping. Een quiz en puzzel zorgen voor interactie, mensen zijn er dol op. Ook hiervoor kun je op internet zoeken naar voorbeeldjes en inspiratie.

Ga een keer brainstormen met collega’s en bedenk de hoofdboodschap en zoveel mogelijk berichtjes die je daar omheen kan gebruiken. Zet ze in een logische volgorde zodat je stapje voor stapje dichter naar de zomer toe werkt.

In het begin van de campagne (nu) plaats je af en toe een berichtje over de zomer tussen de andere berichten. Hoe verder je komt in het jaar, hoe vaker je berichten over de vakantievrijwilligers plaatst. Maak een planning per maand.

De hoofdboodschap zelf kun je in verschillende varianten herhalen.

Geen probleem

Zet mensen aan het denken zonder dat je gaat klagen over problemen. Mensen willen pijn vermijden dus dan ga je bij de Like-factor al de mist in. Mensen vinden problemen nooit leuk en zeker niet in hun welverdiende zomervakantie.

Ook is het niet de bedoeling dat je mensen keer op keer blijft stalken met hetzelfde berichtje.

Tulpentijd

Zoals mijn man in deze tijd zijn handen vol heeft aan de tulpen, gun ik het jou om straks je handen vol te hebben aan al die vrijwilligers die in de zomer komen helpen.

Ik hoop dat je inspiratie hebt gekregen en ik nodig je uit om leuke voorbeelden te delen in een reactie.

Succes!

 

PS: Wil je serieus werk maken van het werven van vrijwilligers? Dan is de intensieve online cursus Toekomstgericht Vrijwilligers Werven misschien iets voor jou.

 

De foto bij dit artikel is van JESHOOTS.COM via Unsplash